Księgowość dla aptek

Apteka nie jest zwykłą firmą handlową.

Refundacja to największa pojedyncza pozycja wpływów i najłatwiejsza do przeoczenia rozbieżność. Do tego zapas, który potrafi skończyć się dopłatą podatku, przeterminowania, rabaty retro od hurtowni i kontrole, które patrzą na inne rzeczy niż w sklepie obok. Poniżej jest to, czym zajmujemy się codziennie.

Jedenaście miejsc, w których apteka różni się od sklepu

Na stronie głównej jest sama lista. Tutaj przy każdej pozycji stoi zdanie o tym, na czym polega problem, bo to on decyduje, ile pracy kosztuje miesiąc.

1. 01

   Nadzór refundacji: czy przelew z NFZ zgadza się z wnioskiem

   NFZ

   Przelew z Narodowego Funduszu Zdrowia porównujemy z wnioskiem. Rozbieżność wychwycona w miesiącu, w którym powstała, jest czymś innym niż rozbieżność zauważona po kwartale, kiedy trzeba odtwarzać, skąd się wzięła.

2. 02

   Kontrola zapasu przez cały rok, żeby nie było dopłaty podatku przy KPiR

   Zapas

   Wartość zapasu monitorujemy przez cały rok, a nie raz na koniec roku. Powód jest konkretny: przy księdze przychodów i rozchodów zapas na koniec roku potrafi skończyć się nagłą dopłatą podatku, której nikt się nie spodziewał.

3. 03

   Weryfikacja, czy ujęto wszystkie faktury, zwroty i rabaty retro

   Koszty

   W każdym miesiącu sprawdzamy, czy ujęto wszystkie faktury, zwroty i rabaty retro. Braki uzupełniamy i komunikujemy kierownikom aptek, zamiast czekać, aż wyjdą przy zamknięciu roku.

4. 04

   Monitoring przeterminowań i sprzedaży na przelew

   Zapas

   Obok zapasu pilnujemy przeterminowań i sprzedaży na przelew. To pozycje, które w aptece zmieniają się szybciej niż w zwykłej firmie handlowej, więc sprawdzanie ich raz w roku niczego nie wnosi.

5. 05

   Comiesięczny raport zarządczy: pacjenci, marże, koszty płac i najmu

   Raport

   Comiesięczny raport zarządczy obejmuje liczbę pacjentów, marże, koszty płac i najmu oraz wynik. Dostają go Państwo w wybranej formie, jako wykresy albo zestawienia, z widocznym trendem rok do roku i miesiąc do miesiąca. Wyniki omawiamy wspólnie i mówimy, co naszym zdaniem należy zrobić.

6. 06

   Benchmarking kosztów zatrudnienia wobec lokalnego rynku pracy

   Kadry

   Odpowiadamy na pytania o koszty zatrudnienia. Przeliczamy warianty netto i brutto, z ubezpieczeniem lub bez, wyliczamy stawki godzinowe na rękę i porównujemy je z lokalnym rynkiem pracy. Pokazujemy, jakie koszty wystąpią przy etacie, przy zleceniu, a jakie przy współpracy B2B.

7. 07

   Kwestionariusze, skierowania na medycynę pracy, szkolenia BHP

   Kadry

   Wysyłamy kwestionariusze pracownicze, wypełnione skierowania na badania medycyny pracy i kierujemy na szkolenia BHP. Sprawna obsługa kadrowa buduje wizerunek apteki jako pracodawcy, co przy dzisiejszym rynku pracy nie jest drobiazgiem.

8. 08

   Sprawy pracownicze załatwiane bezpośrednio z Państwa zespołem

   Kadry

   Wiele spraw załatwiamy bezpośrednio z Państwa pracownikami: wydajemy zaświadczenia, tłumaczymy składniki wynagrodzenia i przejście z brutta na netto. Konsultujemy też nadgodziny, pracę w weekendy, urlopy i zwolnienia. Dla Państwa to oszczędność czasu.

9. 09

   Reprezentacja przy kontrolach VAT oraz pismach z ZUS i Urzędu Skarbowego

   Kontrole

   Bierzemy na siebie formalności związane z kontrolami VAT oraz pismami z ZUS i Urzędu Skarbowego. Reprezentacja odbywa się na podstawie pełnomocnictwa.

10. 10

    Rozmowy z bankami: dokumentacja, forma finansowania, amortyzacja

    Finansowanie

    Pomagamy w rozmowach z bankami, przygotowujemy dokumentację finansową oraz dobieramy formę finansowania i metodę amortyzacji. To ta sama rozmowa co przy zakupie kolejnej lokalizacji.

11. 11

    KAMSOFT, praca na raportach z systemu, którego Państwo używają

    System

    Mój zespół zna system KAMSOFT. Pracujemy na raportach z systemu, który Państwo już mają, i na skanach oraz plikach PDF, a cyfrowe archiwum z wyszukiwarką pozwala odnaleźć dokument bez dzwonienia do księgowego.

Cennik

Porozmawiajmy o współpracy